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Secrétaire indépendante

Le parcours d'une secrétaire indépendante installée au Mans, mais qui travaille sur toute la France !

Ma nouvelle organisation de travail

Ma nouvelle organisation de travail

Vers fin octobre/début novembre, je me suis aperçue des limites de mon ancienne organisation. Avec quelques clients réguliers et ponctuels, en début d’activité, je gardais en tête les dossiers sur lesquels je travaillais, les sollicitations éventuelles de mes clients ainsi que les échéances. Pour un tel volume, cette organisation était parfaitement possible.

Or, avec une dizaine de clients réguliers, j’ai constaté plusieurs problèmes :

  • Ma tendance à dire «oui» pour toute demande sans avoir conscience de mes réelles disponibilités;
  • Le fait de passer d’un dossier à un autre et travailler parfois pour cinq clients différents par jour (15 min par-ci, 30 min par-là, etc.)
  • La charge cognitive que cela représente. Je notais les grandes lignes dans mon agenda pour les sortir de ma tête, mais cela ne m’empêchait pas de cogiter, en particulier lorsque les demandes s’accumulaient.

J’ai alors pris conscience qu’une nouvelle organisation était impérative. J’ai bouleversé mes habitudes ancrées depuis plusieurs années. Si cela n’a pas été facile sur les premières semaines, j’en apprécie maintenant les effets. Pour les personnes intéressées par ma technique, voici quelques conseils :

  • Se planifier 30 minutes tous les matins avant de commencer à traiter ses dossiers. Par exemple, je profite du lundi pour organiser la semaine. Je traite aussi les messages qui ne prennent pas plus de 5 min. Pour ceux qui demandent plus de temps, je cale un créneau dans mon agenda pour y revenir prochainement.
  • Désactiver les notifications (réseaux sociaux et mails). Aussi, je ne suis pas tentée d’aller voir un message qui arrive et y répondre tout de suite. Il ne faut pas oublier que la messagerie électronique n’est pas un outil d’urgence. Ce n’est pas à lui de dicter notre vie. Si un client souhaite vous joindre rapidement, la meilleure solution reste le téléphone.
  • Définir un temps de travail précis pour chaque dossier et s’y tenir (c’est très important). Bien sûr, s’il vous reste 5 min pour finir de le traiter, alors il faut aller jusqu’au bout. Dans le cas contraire, il faut apprendre à reporter la suite de son travail afin de ne pas se mettre en difficulté sur le reste de son planning.
  • S’accorder des pauses. Si je termine un dossier avant le délai imparti, plutôt que de passer immédiatement sur le suivant, j’en profite pour : me lever, bouger, me changer les idées, envoyer des messages personnels, vérifier les messages qui ont pu arriver depuis ma dernière vérification, etc.
  • Réunir plusieurs missions pour un même client sur un seul créneau. Il est plus productif (et moins fatigant mentalement) de travailler une heure ou une demi-journée pour un seul client plutôt que 15 min pour l’un, 15 min pour un autre, etc.

J’ai acquis ces conseils lors d’une formation « Développer des comportements et des savoir-être gagnants » ainsi que lors d’un atelier de développement avec ma coopérative. C’était une expérience intense, enrichissante et révélatrice. En plus d’une nouvelle organisation, il est important de bannir tout ce qui ne répond pas à nos critères d’épanouissement et qui n’est pas compatible avec notre projet professionnel.

Depuis cette nouvelle mise en place, j’ai constaté plusieurs effets bénéfiques. Le principal est de pouvoir répondre «non, je n’ai pas le temps cette semaine» à une sollicitation, mais préciser que la demande peut être traitée ultérieurement (en indiquant une date).
Avant j’aurai dit oui, car j’aime rendre service. Les missions sont toujours intéressantes et je suis ravie de pouvoir y contribuer. Toutefois, les journées ne font que 24 heures et il n’y a pas que le travail à prendre en compte. Parfois, je m’imposais de terminer tard afin de pouvoir honorer mes promesses, alors même que le client ne m’avait pas indiqué de date butoir.
C’est une pression que je m’auto-infligeais.

Poser des créneaux permet d’avoir une bonne visibilité sur ses disponibilités. Il m’arrive encore de finir un dossier beaucoup plus tôt que prévu, mais je ne manque pas d’occupations pour utiliser ce temps libre.

Lorsque j’arrive en milieu ou fin de semaine, il est très fréquent que la semaine suivante soit déjà complète puisque mon agenda se remplit au fur et à mesure de mon travail en cours. C’est assez motivant et gratifiant de le voir plein.

Pour conclure, mon dernier conseil serait de rester assez souple. Si l’agenda est déjà bien chargé, il peut toujours y avoir des urgences à traiter. C’est à nous de décider ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas et de reporter certaines missions lorsque cela est possible.

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C
Merci pour ce partage d’expérience. Ça sent le vécu, et c’est ce qui le rend si précieux…<br /> Pour ma part, ma principale difficulté est de jongler entre des missions plutôt « alimentaires » qui me font vivre et des missions plutôt passion (comme tenir le blog) auxquelles je ne peux renoncer sans perdre la motivation de mon travail.<br /> Comme toi, je planifie mes tâches et les regroupe sur des créneaux. Je profite des temps libres entre deux créneaux pour me détendre aussi bien physiquement que mentalement…
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A
Merci Céline pour ton retour. Le principal est de se trouver un juste équilibre. J'imagine que ma nouvelle organisation doit aussi chambouler les habitudes données à mes clients (surtout les plus anciens). Pour le moment, aucun ne s'en plaint :)