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Secrétaire indépendante

Le parcours d'une secrétaire indépendante installée au Mans, mais qui travaille sur toute la France !

Les clichés sur les secrétaires

Les clichés sur les secrétaires

Certains ne savent pas trop en quoi nous pouvons leur être utiles… Avec l’image que la secrétaire prépare le café, répond au téléphone, saisit des courriers et se fait les ongles, difficile de se projeter en reconnaissant effectivement un intérêt à notre profession! J’exagère les traits, mais je ne suis pas loin de la vérité dans certains cas. Preuve en est les illustrations très caricaturales lorsque nous recherchons le mot «secrétaire» sur cette banque d’images par exemple.

Je ressens parfois une méconnaissance lorsque je présente mon travail. En première question, mon interlocuteur me demande : «Ah! Tu saisis des courriers?». À l’ère du numérique, j’ai saisi un courrier en trois ans! Heureusement que je ne me limite pas à ça, mon activité aurait bien du mal à se lancer!

Bien entendu, certaines d’entre nous sont amenées à en faire leur activité principale. Je pense notamment aux retranscriptions audios dans le milieu médical, par exemple.

J’ai également étonné l’une de mes consœurs lorsque je lui ai indiqué que je ne décroche pas mon téléphone si je suis occupée avec l’un de mes clients. Je n’assure pas une prestation de permanence téléphonique. Selon moi, il est préférable de rester concentrée sur sa tâche et de rappeler à un moment plus tranquille où l’autre personne recevra toute notre attention.

Comment puis-je venir en aide à mes clients?

Pour vous donner une idée de tout ce qui est possible (la palette est large!), voici une liste assez exhaustive des missions qui me sont actuellement confiées :

  • Support client. Qu’est-ce que c’est? Ouverture de dossiers clients, gestion d’agendas, réservation de salles, classement des documents, relance en cas de pièces manquantes dans un dossier, renseignements de premier niveau, mise à jour de bases de données, rédaction de procédures, etc.
  • Devis et facturation, relances éventuelles
  • Inscription pour séminaires et conférences
  • Rédaction de lettres de mission
  • Organisation et animation de réunions d’équipe
  • Gestion administrative de formations/de marchés publics
  • Recherche d’hébergements, réservation de taxis
  • Note de frais
  • Rôle de référent administratif (centraliser les informations, comptabiliser les heures effectuées sur un projet, mettre à jour les tableaux de bord, pointer et relancer les documents manquants, etc.)
  • Suivi de trésorerie
  • Relecture et correction de divers documents (contrats, annonces, articles de blog, propositions commerciales, etc.)
  • Suivi de missions effectuées en interne dans une entreprise
  • Mise en forme de documents (bons de commande, supports de présentation pour une animation, etc.)
  • Support au développement commercial (présentation d’une marque, campagne e-mailing, mise en relation LinkedIn, etc.)
  • Interviews, rédaction d’articles de blog, actualisation de sites internet
  • Création et gestion de newsletters

Ainsi que d’autres plus ponctuelles :

  • Création d’une base de données avec publipostage
  • Création d’un formulaire PDF modifiable
  • Numérisation de cartes de visite et mise à jour du carnet d’adresses
  • Mise en forme de 120 slides pour un diaporama PowerPoint
  • Saisie de dictées numériques (médecins) et d’interviews de salarié. e. s pour projet d’étude.

Ces missions ne concernent que ma propre activité. Les possibilités sont bien plus nombreuses en fonction de la spécialité et des compétences de chaque prestataire!

Véritable bras droit de tout entrepreneur, une secrétaire freelance peut certainement vous venir en aide. Alors, prenez le temps de réfléchir sur ce que vous aimeriez déléguer. Rien n’est impossible!

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L
Bonjour Adeline !<br /> Bravo pour cet article qui reflète clairement la réalité. Je suis à 100 % d'accord avec toi et la liste des prestations n'est jamais exhaustive !<br /> Le plus difficile je crois, c'est faire comprendre rapidement de quoi on est capable ! <br /> A bientôt !<br /> :-)<br /> Laurence
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A
Bonjour Laurence et merci beaucoup pour ton gentil commentaire ;)