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Secrétaire indépendante

Le parcours d'une secrétaire indépendante installée au Mans, mais qui travaille sur toute la France !

À la découverte des marchés publics !

À la découverte des marchés publics !

À la découverte des marchés publics!

Lorsque j’ai commencé mon activité, je ne connaissais rien des marchés publics et je n’en avais jamais entendu parler! Pour moi, cela avait l’air très complexe avec des formulaires administratifs fastidieux à remplir…

 

Quelques mois après mon installation, j’ai reçu une demande pour gérer la partie administrative des réponses d’appels d’offres d’un cabinet d’architecture. J’ai préféré décliner pour plusieurs raisons : mon inexpérience, le volume des dossiers (je ne voulais pas faire que du marché public) et le fait de devoir travailler dans les locaux du client.

 

J’ai donc poursuivi ma route en me concentrant sur ce que je savais faire : l’administratif, l’organisation et la gestion commerciale.

 

Fin février 2018, j’ai reçu une nouvelle proposition de mission sur les marchés publics. Ayant constaté qu’il y avait un réel besoin sur cette prestation, j’ai donc sauté le pas! Plusieurs facteurs ont été décisifs :

 

  • La demande venait d’un collectif d’entrepreneurs de ma coopérative.
  • Un volume de dossiers qui me permettait de travailler en parallèle sur d’autres missions.
  • Un travail effectué exclusivement à distance.
  • Une formation effectuée sur «le tas», grâce à la personne qui s’en chargeait auparavant avec la possibilité de l’appeler en cas de questions ou de doutes.

 

D’ailleurs, j’ai souvent des retours d’autres consœurs qui proposent également cette prestation et qui ont été formées sur «le tas». Il existe des formations, mais cela donne l’impression d’une recette secrète qui se transmet d’une personne à une autre.

 

Grâce au numérique, j’ai également la chance de ne pas subir les contraintes des anciennes procédures. La difficulté principale étant la constitution d’un dossier papier assez lourd et volumineux, car toutes les pièces administratives devaient être imprimées

 

Aujourd’hui, la dématérialisation permet de déposer son offre sur une plateforme et éviter tout ce processus d’impression. Il y a également moins de justificatifs à fournir s’il est possible de les consulter sur Internet (le site legifrance.gouv.fr, par exemple).

S’il vous arrive d’oublier un document, mais que votre offre est potentiellement intéressante, le pouvoir adjudicateur (client) peut vous le demander au lieu de vous éliminer automatiquement. Attention, il faut être réactif (un court délai de réponse est imposé) et il reste tout de même des oublis éliminatoires.

 

J’apporte tout de même deux points de vigilance :

  • Même si le client peut être plus clément, il est toujours préférable de ne rien oublier. Il n’est pas garanti qu’il vous demande le document. Cela peut vous porter préjudice…
  • Il arrive que le dossier administratif soit consulté avant celui de l’offre. Il est alors important que ce premier soit irréprochable !

 

De même, tout n’est pas simple avec la dématérialisation. Il est important de rester vigilant. Certains marchés peuvent imposer des règles de présentation. Par exemple, je travaille actuellement sur un dossier où les fichiers ne doivent pas dépasser les 20 caractères, ne pas avoir d’accents, de signes particuliers ou d’espaces. Si je suis habituée à ce type d’exigence, c’est une première en deux ans de déposer des fichiers sans espaces!

Il est très important d’être attentif à la lecture du règlement de consultation. Un paragraphe sur les pièces de la candidature et de l’offre à fournir vous permet de ne rien oublier. Toutefois, le premier dossier fait toujours peur puisque les marchés publics aiment employer du vocabulaire complexe afin de demander quelque chose de très simple.

À titre d’exemple, «Indication des titres d’études et professionnels de l’opérateur économique et/ou des cadres de l’entreprise, et notamment des responsables de prestation de services ou de conduite des travaux de même nature que celle du contrat» veut souvent dire «CV».

 

La gestion administrative des réponses aux appels d’offres peut être chronophage. En plus de préparer les pièces administratives de mes clients, je m’occupe également de celles de leurs co-traitants et sous-traitants. Je préremplis toutes les informations possibles. Le partenaire n’a plus qu’à compléter les quelques paragraphes restants, ce qui représente une faible quantité par rapport à l’ensemble des éléments demandés. De plus, lors de collaborations régulières, il suffit de reprendre les formulaires des réponses précédentes. La préparation est alors très rapide!

 

Certaines consœurs sont expertes dans le propre domaine de leurs clients et proposent de se charger également de la partie technique de la réponse. Pour ma part, je préfère me concentrer sur la partie administrative n’ayant pas d’expertise technique. Cette offre complète est donc très utile si vous souhaitez déléguer la totalité de vos réponses!

 

Mon travail ne s’arrête pas au dépôt de l’offre. Lorsque mes clients remportent le marché, ils me délèguent la gestion de la facturation. Là encore, le règlement de consultation ou le CCAP (Cahier des clauses administratives particulières) sont de précieux alliés pour suivre simplement et facilement la procédure.

 

À titre informatif, cette prestation représente environ 90 heures de travail en 2018, ainsi qu’en 2019 et l’année n’est pas terminée!

 

Pour conclure, il est normal d’avoir peur de se lancer sur son premier dossier, mais avec de la rigueur et de la concentration il est facile de s’y sentir à l’aise et de retirer une belle épine du pied de vos clients ;)

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