Le quotidien d’une secrétaire indépendante

09/03/2019 14:14

Je suis très heureuse de vous proposer cet article. Celui-ci me tient à cœur. Je voulais le rédiger depuis un certain temps, mais j’attendais d’avoir le recul nécessaire.

À quoi ressemble le quotidien d’une secrétaire indépendante ? Du moins, le mien…

Pour resituer mon activité, j’exerce 100 % à distance avec une clientèle nationale.

Mon organisation est assez simple : tous les lundis matin, je définis mon planning de la semaine. Celui-ci peut aussi se construire au préalable lorsque je fixe des dates précises avec mes clients.

En règle générale, mon planning est plein avec : des créneaux de 30 min à 3 h pour mes clients en fonction de leurs dossiers, certaines tâches non prioritaires qui peuvent être reportées en cas de besoin, des RDV personnels, car il est important de penser à soi dans une telle activité, des périodes creuses qui peuvent servir en cas d’urgence ou à tout autre besoin.

Vous l’avez compris, ce planning n’est pas figé. Il évolue en fonction des journées, des priorités et des urgences à traiter. Ce qui est sûr est que je travaille actuellement de 9 h 30 à 18 h avec une pause minimum de 1 à 2 h pour le déjeuner.

Chaque matin, je vérifie ma messagerie ainsi que celles de mes clients afin de m’assurer qu’il n’y a pas d’urgence à traiter. Si cela est le cas, je cherche une solution pour la placer dans mon agenda sans menacer mon équilibre privé/professionnel.

Puis, je respecte l’ordre de travail que je me suis fixé pour la journée. Certaines peuvent être très chargées et impliquent une organisation à 15 min près. Afin de respecter mon propre rythme, je m’accorde un créneau de 30 min supplémentaire en fin de journée si cela m’est nécessaire. Celui-ci me permet de compenser les éventuels écarts de temps accumulés dans la journée. Il est important de se fixer une heure de fin de travail, car il est très facile de ne pas s’arrêter sur un dossier assez complexe et d’être encore dessus à 20 h…

Lorsque je termine un dossier assez long, je prends le temps d’une pause avant de passer à celui d’un autre client. C’est une coupure essentielle pour vider son esprit, clore un sujet et reprendre son rythme.

Dès que cela est possible, j’arrête le travail un peu plus tôt afin d’apprécier les journées plus « cool ».

Comme je l’ai écrit, mes journées sont bien chargées avec quelque temps de pause. Il me faut alors définir mes priorités : ce qui est important pour moi et pour mon activité.

Mon quotidien c’est aussi de recevoir régulièrement des sollicitations de personnes qui souhaitent s’installer en tant que secrétaire indépendante. Cela peut être plusieurs fois par jour, par mois, etc. Les demandes sont nombreuses. Elles peuvent arriver par mail, SMS, appel téléphonique, LinkedIn, sur ce blog, sur ma page Facebook. Actuellement, j’en reçois plusieurs par semaine. Imaginez si je devais répondre individuellement à chaque personne. Il est évident que j’y passerais mes journées sans pouvoir travailler ou être disponible pour mes clients. Bien entendu, leur approche est bienveillante, mais elles ne pensent pas que d’autres ont la même idée et que je peux être « envahie » par toutes ces requêtes.

Ce blog existe afin de retranscrire mon expérience et donner des pistes sur ce que j’ai accompli pour arriver jusqu’ici. Lire mes articles répondrait déjà à de nombreuses questions.

Toutefois, je discute aussi avec d’autres secrétaires qui sont déjà installées. Nous échangeons sur notre quotidien, nous nous aidons mutuellement et cela fait du bien d’avoir un tel lien d’amitié et de travail. Pourquoi elles et pas les autres ? Parce que l’aide va dans les deux sens, que chacune respecte le rythme de l’autre et que les échanges sont rapides.

Pour rappel, je vous déroule les différentes étapes que j’ai suivies pour m’installer :

Je me suis renseignée sur Internet (sites, blogs, forums).
Je n’ai jamais contacté individuellement une personne pour lui demander tout ce que je devais faire pour m’installer.
Je me suis inscrite sur le forum des télésecrétaires qui est très actif et dont les huit modules m’ont permis de me lancer. À l’époque, j’ai payé 189 euros (l’accès au forum et aux modules est à vie). Il semble que certaines personnes ne souhaitent pas investir une telle somme et préfèrent demander les informations gratuitement aux autres. Par mon expérience, je peux vous dire que :
1. J’ai rentabilisé mon investissement depuis très longtemps.
2. Le prix est infime par rapport à ce qu’il apporte.
3. Si vous n’êtes pas prêt.e à investir une certaine somme pour devenir indépendant.e, je vous encourage à vous questionner sur vos motivations.

J’espère que cet article vous aura permis d’en savoir un peu plus sur mon quotidien. Pour conclure, je peux vous dire que je ne m’ennuie pas et que mes journées sont très enrichissantes ! Aujourd’hui, je collabore avec une douzaine de clients et j’apprends chaque jour.